Organiser un séminaire, un colloque ou n’importe quel évènement professionnel peut sembler facile, pourtant cela demande de l’expérience et du savoir-faire. La démarche du traiteur suit des étapes bien précises, vous trouverez dans cet article les étapes les plus importantes.

Identifier le public visé

La première chose à faire lors de l’organisation d’un évènement d’entreprise est de définir le public ciblé. En effet, selon le type d’invités présents, on procède à la création de l’ambiance adaptée. De même, on doit adapter le discours au public concerné : des partenaires, des collaborateurs ou des clients. L’objectif est de réussir à véhiculer le message et les valeurs de l’entreprise.

Réserver la salle d’évènements

Le choix d’une salle de réception appropriée est un élément crucial de la préparation d’un évènement professionnel. Elle doit être réservée bien en amont afin de s’assurer de la disponibilité du lieu de l’évènement. La sélection dépend du public attendu, en effet, on fera en sorte que la salle soit desservie par des moyens de transport et située dans une zone adaptée au public ciblé. La meilleure idée est d’organiser l’évènement dans ses propres locaux d’entreprise si on dispose d’assez d’espace.

Envoyer les invitations à l’avance

Il faut penser à envoyer les invitations au moment opportun, autrement dit, ni trop tôt ni trop tard. Idéalement, vos invités doivent recevoir l’invitation plus de deux semaines avant le jour J, s’il s’agit d’un évènement externe. Dans le cas d’un colloque interne par exemple, deux semaines suffisent. L’organisateur de l’avènement peut lancer les invitations par courrier ou opter pour la solution la plus simple aujourd’hui qui est le courrier électronique. Cette dernière solution offre la possibilité d’utiliser un outil de gestion des contacts qui permet notamment de faire des relances. Il faut également badger les invités présents pour les reconnaître facilement et entrer en contact avec eux plus aisément.

Créer des menus et la décoration de la salle

L’art culinaire est une passion que le traiteur partage à travers ses nombreux plats. Il se charge de la création de menus originaux, de buffets et de cocktails qui marqueront les convives. Entrées, plats, desserts, boissons… Un soin particulier est accordé à la cuisine afin de garantir des recettes alliant saveur et qualité. La décoration de la salle d’évènements fait également partie du travail du traiteur, nous nous chargeons du choix des accessoires, des fleurs et d’autres objets de décoration qui vous assure une ambiance conviviale haute en couleurs. Une fois l’évènement terminé, l’organisateur d’évènements prend le temps de nettoyer sa cuisine ainsi que la vaisselle utilisée.