Comment organiser un séminaire d’entreprise en 5 étapes ?

L’organisation d’un séminaire réussi passe par des étapes incontournables. Retrouvez les 5 conseils clé du TRAITEUR GAUTIER.

Définir vos objectifs

Votre séminaire doit être conçu en fonction de son objectif et de sa cible. En effet, ces deux points conditionnent toutes vos décisions tout au long du processus d’organisation. Par exemple, la nature et la thématique de votre évènement est différente selon qu’il s’agit d’un séminaire pour des partenaires, des collaborateurs ou des clients.

Choisir le thème et définir le budget

Le thème de votre séminaire se définie en fonction :

• des objectifs,
• des invités.

Il est conseillé de trouver un intitulé accrocheur, qui motivera les participants, et autour duquel s’articulera le projet. Parallèlement, vous devez également estimer s’il est plus adapté d’organiser un week-end, une journée ou un dîner, et ce, toujours en fonction de l’objectif de votre séminaire.Le budget nécessaire pour votre organisation dépend de plusieurs critères, notamment : l’objectif, la cible, le thème, les contraintes internes… Pour cette raison, nous vous conseillons de négocier avec l’hôtel des avantages relevant du confort des chambres, plutôt qu’une remise de prix.

Choisir la date et le lieu

Dans le choix du lieu, il faut prendre en compte : sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès, la présence d’un interlocuteur privilégié sur place… De plus, la consultation des brochures ne suffit pas, une visite des lieux est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’évènement à organiser dans ce contexte. En ce qui concerne le choix de la date, il faut choisir une date garantissant la présence d’un maximum d’invités.

Réaliser le planning de l’évènement

L’organisation avec soin de la journée se fait selon un planning précis communiqué à tous vos invités. Ce planning doit comprendre les heures des conférences et des activités, les temps de pause au cours de la journée. De plus, il est également très important de mentionner si certaines activités requièrent une tenue particulière, cela doit être clairement précisé, afin de ne pas mettre les invités mal à l’aise.

Communiquer après l’évènement

Le lendemain, vous devez mettre en place un formulaire de satisfaction. Et cela, pour recueillir les retours des participants sur le déroulement de votre évènement. Vous pouvez même envoyer aux participants un mot de remerciement et un compte-rendu de la journée, si possible avec des photos prises au cours du séminaire.